No ritmo acelerado nos negócios em que vivemos, a gestão eficaz das tarefas é primordial para o sucesso de uma empresa. Com o volume de projetos, prazos e equipes colaborativas, é fundamental contar com um sistema de organização de tarefas confiável. A implementação de um organizador visa melhorar a colaboração, reduz os erros e retrabalho,impulsiona a produtividade e otimiza o desempenho geral da empresa .
Te menciono alguns aspectos importantes sobre os organizadores de tarefas no meio empresarial:
-Centralização das tarefas: Todas as tarefas da empresa ficam centralizadas em um único local, tornando mais fácil para os membros da equipe visualizarem e gerenciarem suas responsabilidades.
-Priorização e atribuição de tarefas: pode-se definir prioridades claras para as tarefas e atribuí-las aos membros da equipe responsáveis. Isso ajuda a garantir que as tarefas mais importantes sejam concluídas dentro dos prazos estabelecidos.
-Acompanhamento do progresso: Uma função essencial dos organizadores de tarefas é permitir o acompanhamento do progresso das tarefas em tempo real. Os membros da equipe podem atualizar o status das tarefas, adicionar comentários e anexar arquivos relevantes, fornecendo uma visão clara do andamento dos projetos.
A plataforma Zelliz utiliza dois organizadores de tarefas – 5W2H e Kanban – Ambas têm o objetivo de aumentar a eficiência, a produtividade e a visibilidade dos processos de trabalho. Se você busca melhor gerenciamento da sua equipe,controle de prazos , tornar os planejamentos mais eficientes e melhorar tomadas de decisões , neste post mostraremos como estas metodologias podem ser extremamente úteis.
O 5W2H é uma ferramenta de planejamento que consiste em responder a sete perguntas-chave, cada uma representada por uma letra “W” ou “H”:
What (O quê): Qual é a tarefa ou objetivo a ser realizado?
Why (Por que): Qual é o propósito dessa tarefa?
Who (Quem): Quem é responsável pela tarefa?
When (Quando): Qual é o prazo para a conclusão da tarefa?
Where (Onde): Onde a tarefa será executada?
How (Como): Como a tarefa será realizada?
How much (Quanto): Qual é o custo da tarefa?
Essas perguntas ajudam a estabelecer metas claras, identificar responsabilidades, definir prazos e recursos, e entender a importância e o propósito de cada tarefa. O 5W2H é uma ferramenta simples e eficaz para planejar, comunicar e acompanhar as tarefas dentro de uma empresa.
Já o método Kanban visualmente utiliza quadros com colunas e cartões para representar as tarefas e seu progresso.
Quadros: O quadro Kanban é dividido em colunas que representam diferentes estágios do fluxo de trabalho, como “A fazer”, “Em progresso” e “Concluído”. Essas colunas podem ser personalizadas de acordo com as necessidades da equipe ou empresa.
Cartões: Cada tarefa é representada por um cartão, que contém informações como descrição da tarefa, prazo, responsável e outras informações relevantes. Os cartões são movidos de uma coluna para outra à medida que as tarefas progridem.
Visualização e controle: O Kanban fornece uma visão visual clara das tarefas em andamento, permitindo que os membros da equipe entendam rapidamente o status de cada tarefa. Ele também ajuda a identificar gargalos, distribuir o trabalho e manter um fluxo constante.
O Kanban promove a colaboração, a transparência e a produtividade da equipe, ao mesmo tempo em que oferece uma visão clara do fluxo de trabalho.
No geral, um organizador de tarefas no meio empresarial é uma ferramenta essencial para ajudar as empresas a gerenciar seus projetos, otimizar o fluxo de trabalho e aumentar a produtividade da equipe. Ele oferece uma visão clara das tarefas, prioridades e prazos, facilitando a colaboração e o acompanhamento do progresso das atividades.
E como grande aliada ,a tecnologia, está revolucionando a forma como as empresas organizam e gerenciam suas tarefas, trazendo maior eficiência, colaboração e automação para os processos de trabalho.
A Zelliz é especialista em gestão de tarefas e está pronta para atender as necessidades da sua empresa e time.
